Polska wersja wymaga konfiguracji

SAP jest systemem wielojęzycznym, a wersja polska jest dostępna jako standardowa już od wielu lat. Oznacza to, że każda firma na świecie może wykorzystywać SAP także w wersji polskiej. Nie chodzi tu jednak jedynie o język obsługi, a raczej o dostosowanie procesów do specyficznych dla Polski regulacji prawnych. Wybrane funkcjonalności SAP ERP muszą zostać skonfigurowane (wdrożone) zgodnie z tymi regulacjami.

Wymaga to świadomości ze strony koncernu, że taka konieczność istnieje. Ponadto we wdrożenie należy zaangażować osoby potrafiące odwzorować lokalną specyfikę w systemie SAP. Takiej wiedzy zazwyczaj nie mają konsultanci z centrali koncernu, którzy rozwijali rozwiązanie korporacyjne, a następnie wdrażali (wdrażają) je w kolejnych krajach.

Oczywiście, lokalna specyfika prawna istnieje w każdym kraju. Jednakże polski system prawno-podatkowy należy do grupy bardziej złożonych. Różnice dotyczą nie tylko przepisów podatkowych, ale także kilku innych, mniej oczywistych obszarów. Niniejszy artykuł jest krótkim przeglądem tych obszarów, przygotowanym z myślą o korporacjach i ich polskich oddziałach, przygotowujących się do rolloutu SAP.

Specyfika głównie w finansach

W największym stopniu omawiana specyfika dotyczy sfery finansowej (rachunkowość finansowa – moduł FI systemu SAP, oraz środki trwałe – moduł FI-AA, a także TR – moduł Treasury).

W obszarze rachunkowości finansowej konieczne jest dostosowanie następujących elementów korporacyjnego rozwiązania SAP: planu kont, sprawozdań generowanych przez system i bazujących na planie kont, kodów podatku VAT i rejestrów VAT, ustawień walut i kursów walut obcych, rodzajów dokumentów, stornowania dokumentów, podziału kosztów i przychodów na podatkowe i niepodatkowe, wreszcie kasy gotówkowej.

W Polsce wymogiem jest prowadzenie ewidencji księgowej na potrzeby podatku CIT. Istnieje także konieczność oznaczania operacji księgowych jako koszty uzyskania przychodu lub niestanowiące kosztu uzyskania przychodu (KUP/NKUP).

Firmowy plan kont jest zwykle narzucony przez korporację – w systemie wszystkie oddziały korzystają z tego samego planu kont i możliwości jego dostosowania do wymogów polskich są mocno ograniczone.

Obsługa ewidencji gospodarczych w obcej walucie z punktu widzenia podatków CIT i VAT to zagadnienie, które od zawsze było charakterystyczne na polskim gruncie. Niestety, z upływem czasu można odnieść wrażenie, że kolejne wymagania prawne z tym związane zamiast ułatwiać, dodatkowo komplikują i wymuszają konieczność dalszego dostosowania systemu. Takie dostosowanie jest tym trudniejsze, im więcej ustawień rolloutowanego systemu ogranicza zakres możliwych zmian.

W odniesieniu do VAT konieczna jest aktywacja deklaracji daty VAT w dokumentach księgowych. Wymogi względem daty zapadalności obowiązku podatkowego implikują konieczność stosowania w „polskim” systemie SAP rozszerzeń, które w niektórych procesach wyprowadzają datę VAT w określony sposób.

W Treasury należy pamiętać o konfiguracji danych bankowych oraz formatów wymiany danych z systemami bankowymi (płatności, wyciągi). W użyciu są różne formaty plików płatności oraz wyciągów bankowych, które nie zawsze są w pełni obsługiwane przez standard SAP.

W zakresie obsługi środków trwałych należy uwzględnić konieczność klasyfikacji środków trwałych w oparciu o pozycje bilansowe oraz GUS. Dodatkowo trzeba pamiętać o zastosowaniu stawek procentowych w kluczach amortyzacji i konieczności stosowania osobnych obszarów amortyzacji na potrzeby bilansowe i podatkowe.

Ze względu na brak przepisów narzucających konkretne rozwiązania w kontrolingu specyfika lokalna gra znacznie mniejszą rolę. Zwykle i tak każda korporacja ma własne standardy rachunkowości zarządczej, które muszą być stosowane w różnych krajach, by było możliwe raportowanie danych według jednolitych reguł.

Specyfika polska w systemach SAP – przykłady

Finanse, środki trwałe, treasury (FI/AA/TR)
– prowadzenie ewidencji księgowej na potrzeby CIT
– podziału kosztów i przychodów na podatkowe i niepodatkowe (KUP/NKUP)
– kody podatku VAT i rejestry VAT
– CIT i VAT – obsługa ewidencji gospodarczych w obcej walucie
– data VAT – data zapadalności obowiązku podatkowego
– konfiguracja danych bankowych oraz formatów wymiany danych z systemami bankowymi
– konieczność klasyfikacji środków trwałych w oparciu o pozycje bilansowe oraz GUS
– zastosowanie stawek procentowych w kluczach amortyzacji
– osobne obszary amortyzacji na potrzeby bilansowe i podatkowe

Gospodarka materiałowa (MM)
– centralizacja procesu zakupowego
– gospodarka zapasami

Sprzedaż i dystrybucja (SD)
– zawartość faktur sprzedaży (wydruki)
– obsługa korekt faktur sprzedaży
– księgowanie zaliczek

Kadry i płace (HR)
– sprawozdawczość dla GUS, ZUS, US, PFRON
– formularze kadrowe dla pracownika
– wyliczanie stażu pracy
– limity urlopowe
– rozliczanie listy płac

Prawo i przyzwyczajenia

Problemy z dostosowaniem systemu SAP FI/CO do wymogów lokalnych w Polsce wynikają nie tylko z konieczności jego skonfigurowania zgodnie z wymogami prawnymi, ale również z doświadczeń i przyzwyczajeń głównych księgowych oraz ich oczekiwań względem nowo wdrażanego systemu. Polskie prawo (ustawa o rachunkowości) nie określa, czy dany proces musi być w pełni obsłużony przez zintegrowany system informatyczny, czy też nie. Przykładowo: dokumenty LT/OT, faktury sprzedaży pozostałej mogą być zaimplementowane w systemie SAP, ale mogą być też generowane przy użyciu innych programów, np. MS Word, z czym nie zawsze chcą się zgodzić docelowi użytkownicy systemu.

Zakupy

W obszarze zarządzania zapasami (zakupy, magazyn) nie występują specyficzne rozwiązania legislacyjne, które by wymuszały dostosowania w SAP. Jednak rozpatrując kwestię różnic wynikających z przenoszenia rozwiązań biznesowych i systemowych obowiązujących w firmach ulokowanych za granicą na realia panujące w Polsce (rollout), warto w firmie docelowej skupić się na dostosowaniach organizacyjnych do zdefiniowanych procesów i funkcji w rozwiązaniu bazowym (template SAP).

Podstawowym elementem w rolloutach modułu gospodarki materiałowej (SAP MM) jest wykorzystanie przyjętych w rozwiązaniu docelowym rozwiązań i czerpanie z nich wymiernych korzyści w organizacji docelowej. Przykładem mogą być umowy długoterminowe – np. kontrakty. Dzięki wykorzystaniu tej funkcjonalności możemy (nie musimy) skupić się na tzw. centralizacji procesu zakupowego. To pozwoli na organizację i umożliwi szeroko pojętną kontrolę nad rodzajami nabywanych materiałów i usług. Cemtralizacja kontraktów/umów długoterminowych daje możliwość korzystania z warunków, jakie wynegocjuje centralny dział zakupów . Istnieje wtedy możliwość bazowania na zniżkach, które dotyczą m.in. ceny materiału, usług lub kosztów transportu.

Drugim istotnym aspektem, który powinien być analizowany podczas rolloutu, jest organizacja przechowywania i identyfikacja zapasów materiałów. Mowa tu przede wszystkim o gospodarce zapasami. Firma wdrażająca system SAP na zasadach panujących w korporacji może otrzymać dostęp (wgląd) do materiałów zlokalizowanych za granicą. Dzięki temu może zoptymalizować procesy zakupowe i magazynowe pod kątem dostępności i czasu dostarczania towarów. Optymalizację taką można osiągnąć poprzez uruchomienie funkcjonalności przesunięcia zapasów w obrębie jednej jednostki gospodarczej lub wielu jednostek gospodarczych w ramach korporacji.

Sprzedaż

W obszarze sprzedaży i dystrybucji (moduł SD) specyfika dotyczy m.in. zawartości informacyjnej faktur sprzedaży, obsługi korekt faktur sprzedaży oraz automatów księgujących zaliczki.

W odniesieniu do zaliczek w Polsce przyjęty jest inny sposób księgowania samej zaliczki oraz księgowanie faktury rozliczającej, a także wydruk faktury końcowej.

Dużym obszarem rozbieżności są wydruki, szczególnie wydruki faktur. Do niedawna jedyne akceptowalne faktury korygujące były dwupozycyjne, gdzie jedna pozycja faktury korygowanej była pokazywana dwukrotnie jako „było” i „winno być”. Żeby spełnić ten wymóg, w systemie trzeba było wykonać sporo zmian. To tradycyjne rozwiązanie jest nadal szeroko stosowane, choć dziś możliwe jest także wystawiane faktur jednopozycyjnych, tzw. Credit lub Debit memo. Także wydruk faktury rozliczającej zaliczkę jest nieco bardziej złożony: musi uwzględniać faktury zaliczkowe (kwoty, daty, itp.).

Również zwykła faktura musi zawierać trochę więcej informacji niż w większości innych krajów, np. wartość VAT dla każdej pozycji faktury, podsumowanie VAT, wartość netto przed i po dopłatach/upustach itp.

Dodatkowo specyficzne w Polsce są także proces księgowania korekty do korekty oraz księgowanie daty obowiązku podatkowego (tzw. data VAT).

Kadry i płace

Lokalna wersja rozwiązań kadrowo-płacowych dla Polski obejmuje dedykowane funkcje, operacje oraz programy do obsługi wielu specyficznych procesów, m.in.:

  • formularzy sprawozdawczych dla GUS (np. GUS Z-06, GUS Z-05, GUS Z-02, GUS Z-03, GUS Z-12);
  • formularzy kadrowych dla pracownika (np. umowa o pracę, świadectwo pracy);
  • generowania dokumentów rozliczeniowych do ZUS w formacie KEDU (pliku kolekcji elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych): ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, ZUS DRA;
  • generowania dokumentów zgłoszeniowych do ZUS w formacie KEDU: ZUSZUA, ZUSZCNA, ZUSZIUA, ZUSZZA, ZUSZWUA (dokumenty te importowane są następnie do programu Płatnik);
  • automatycznego wyznaczania wielkości stażów dla pracownika (staż do emerytury, staż do wymiaru urlopu, staż zakładowy itd.);
  • mechanizmu generowania limitów urlopowych dla pracownika (m.in. urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, zasiłek opiekuńczy nad dzieckiem, zasiłek opiekuńczy nad członkiem rodziny, dodatkowy urlop dla niepełnosprawnych z określonym stopniem niepełnosprawności) z uwzględnieniem m.in. stażu do wymiaru urlopu oraz redukcji wymiaru urlopu przez określone rodzaje nieobecności;
  • procesu generowania dokumentów przesyłanych elektronicznie do urzędu skarbowego,
  • obowiązkowej sprawozdawczości wobec PFRON (co jest powiązane ze wskaźnikiem zatrudnienia osób niepełnosprawnych);
  • procesu rozliczania listy płac zgodnie z ustawodawstwem dla Polski. W zakresie „twardego” HR (a w szczególności dla procesu rozliczania listy płac dla Polski) projekt uruchomienia systemu w polskim oddziale będzie bardziej przypominał klasyczne wdrożenie (z elementami dostosowania do standardów korporacyjnych) niż przeniesienie template’u z dostosowaniem do polskiego prawa).

Wymienione powyżej dostosowania to „program obowiązkowy” dla organizacji chcących realizować procesy HR w systemie SAP. Dodatkowo polska wersja systemu uwzględnia też procesy, które organizacja może, ale nie musi uwzględnić w swoim zakresie wdrożenia SAP HR, np. obsługę czynności związanych z wymaganiami przepisów BHP.

Rollout z BCC

Dla międzynarodowych koncernów korzystających z korporacyjnych wzorców SAP (tzw. template SAP) BCC (aktualnie All for One Poland) oferuje wsparcie w programach rolloutów SAP w dowolnym zakresie i kraju.

Zapewniamy zgodność systemów SAP zarówno z wymaganiami koncernowymi, jak i potrzebami oddziałów w poszczególnych krajach. Wsparcie rolloutów SAP powierzyło nam ponad 40 korporacji, w tym światowi i europejscy liderzy rynków.

W zależności od potrzeb, wsparcie BCC może dotyczyć następujących obszarów:

  • zarządzanie wdrożeniem typu rollout,
  • realizacja całości lub wybranego zakresu prac wdrożeniowych,
  • zapewnienie zgodności rozwiązań korporacyjnych z wymaganiami prawnymi danego kraju,
  • koordynacja współpracy z podwykonawcami,
  • modyfikacja i rozwój korporacyjnego wzorca SAP.

Kontrole podatkowe, rewidenci, audytorzy

Nieuwzględnienie polskiej specyfiki oznacza, że użytkowany w polskim oddziale system SAP nie będzie spełniał wymagań określonych w przepisach i ustawach o rachunkowości, podatkach, prawie dewizowym itp.

Niespełnienie tych wymagań może w skrajnym przypadku doprowadzić do zaległości podatkowych oraz „ściągnąć” na głowę kontrole podatkowe lub skarbowe. Może też skutecznie utrudnić lub uniemożliwić sporządzanie określonych przepisami sprawozdań i deklaracji dla urzędów skarbowych, ZUS, GUS czy warszawskiej Giełdy Papierów Wartościowych. Jest to szczególnie istotne w obszarze podatku VAT, akcyzowego, CIT czy PIT. Ponadto można się narazić na negatywną opinię biegłego rewidenta lub audytora na temat ksiąg rachunkowych, prowadzonych przy użyciu „niespolszczonego” systemu.

Gdy koncern szykuje rollout SAP w Polsce

O tym, kiedy korporacyjne rozwiązanie SAP zostanie przeniesione do kolejnego kraju, decyduje najczęściej centrala koncernu. Jeśli są takie plany, warto do przedsięwzięcia przygotować się jak najlepiej, żeby prace wdrożeniowe szły sprawnie, by system i jego przyszli użytkownicy byli właściwie przygotowani do pracy, a docelowe rozwiązania były zgodne z regulacjami prawnymi.

Ważny jest dobry kontakt z osobami odpowiedzialnymi w koncernie za rollouty SAP. Są to najczęściej pracownicy działu IT centrali, wydzielonej spółki zajmującej się IT w korporacji bądź też zewnętrzna firma konsultingowa, wspierająca centralę w zakresie SAP.

Na wstępie należy zapoznać się z dokumentacją rozwiązania korporacyjnego, a w szczególności z: kartą projektu lub podobnym dokumentem, zawierającym m.in. informacje o zakresie i fazach wdrożenia SAP, koncepcjami wdrożenia i konfiguracji poszczególnych modułów. Ważne jest też poznanie dokumentacji testów systemu, instrukcji użytkowników końcowych oraz dokumentacji opisującej sposób i zakres wprowadzenia bilansu otwarcia w poszczególnych modułach.

Brak któregokolwiek z tych dokumentów powinien zostać odebrany jako potencjalne zagrożenie dla którejś z faz wdrożenia. Większość z dokumentów powinna być dostępna w języku polskim, zarówno w celu poprawnego użytkowania systemu, jak i do celów kontrolnych.

Warto zorientować się, czy zakładany przez koncern model rolloutu uwzględnia właściwe przeszkolenie użytkowników systemu. Dla wielu z nich język obcy może być barierą nie do pokonania i szkolenia nie odniosą właściwego efektu.

Znając sposób, w jaki centrala zamierza przeprowadzić rollout SAP, można zadbać o uwzględnienie podczas prac wdrożeniowych wszystkich opisanych tu zagadnień, a także zapewnić sobie właściwą pomoc.

Jeśli korporacyjny SAP został już wdrożony…

Weryfikacja, czy SAP został wdrożony z uwzględnieniem polskiej specyfiki, może być wykonana przez doświadczonych konsultantów, którzy znają szczegółowe rozwiązania stosowane w Polsce w systemie.

Jednak nawet nie będąc specjalistą od SAP, można dokonać wstępnej weryfikacji systemu poprzez analizę dostępnej dokumentacji powstałej podczas wdrożenia (o ile taka dokumentacja została przygotowana). Istotne wnioski można także wyciągnąć, analizując plan kont, dostępne raporty i wydruki.

Sprawdzoną praktyką jest audyt użytkowanego systemu SAP przez konsultanta wdrożeniowego z doświadczeniem w projektach SAP typu rollout. W trakcie audytu konsultant identyfikuje obszary w systemie i/lub dokumentacji wdrożeniowej, które powodują niezgodności z przepisami.

Powstaje w ten sposób lista spraw „do naprawienia”. Część firm decyduje się na wprowadzenie wyspecyfikowanych zmian przez konsultantów korporacyjnych, ale z reguły lepszy rezultat daje realizacja zmian i uzupełnień przez konsultanta z doświadczeniem z wdrożeń w Polsce.

Dobre przygotowanie do rolloutu SAP często wiąże się z koniecznością uświadomienia decydentom korporacyjnym konieczności wsparcia przez polską firmę wdrożeniową. Zależnie od roli i uprawnień, jej zaangażowanie zmniejszy lub całkowicie wyeliminuje ryzyko niepowodzenia wdrożenia i braków w dokumentacji.

Warto podkreślić, że źle wdrożony system będzie nie tylko źródłem problemów dla pracowników polskiego oddziału, ale może też narazić koncern na dodatkowe, trudne do oszacowania koszty „naprawienia” systemu.

Analiza Fit & Gap – zidentyfikuj różnice
Realizacja projektu wdrożenia wzorcowego systemu SAP funkcjonującego w korporacji stawia zarówno przed firmą-matką, jak i lokalną spółką wiele wyzwań organizacyjnych i komunikacyjnych, zwłaszcza w przypadku, gdy obie spółki są zlokalizowane w różnych krajach. Firma-matka jest zainteresowana jak najlepszym dopasowaniem lokalnej spółki do procesów korporacyjnych, przede wszystkim ze względu na potrzebę ujednolicenia procesów zgodnie z najlepszymi praktykami funkcjonującymi w organizacji. Istotnym aspektem jest również optymalizacja wdrożenia i jego kosz
tów. Jednak niezależnie od tego, jak bardzo firma-matka chciałaby, aby wzorzec stanowił niezmienną całość, nie uchroni się przed występowaniem dwóch rodzajów różnic: prawnych i różnic w lokalnych procesach biznesowych.Wiemy już zatem, że różnice na pewno są, ale jak je zdefiniować? Jak uniknąć problemów w trakcie wdrożenia, wynikających z nierozpoznania lokalnych potrzeb? Z pomocą przychodzi analiza Fit & Gap – standardowy element metodyki All for One Go Forward dla projektów typu rollout (z ang. Fit – dopasowanie, Gap – przerwa, różnica).
Beata Niemiec-Siwek, Kierownik Projektu, All for One Poland