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Mercury Engineering: Projekt, Entwicklung, System

SAP Rollout

SAP Lösungen für die Bauingenieurwesensbranche umfassen die Abwicklung von Prozessen der Bauprojektrealisierung. Viele solche Prozesse finden am Schnittpunkt logistischer Funktionen mit der Finanzabwicklung sowie Zeitabrechnung statt. Bei Mercury Engineering wurden während des Rollouts einer Konzernlösung Erfahrungen eines polnischen Einführungspartners genutzt, dem polnische geschäftliche und rechtliche Bedingungen bekannt waren.

Mercury Engineering startete das eigene SAP ERP-System im Jahre 2006. Grundlegende Ziele, die der Lösung gestellt wurden, waren die Verbesserung und Vervollkommnung des Ressourcenmanagements sowie der Austausch zum Management der Geschäftstätigkeit notwendiger Informationen zwischen dem Hauptbüro, regionalen Niederlassungen und allen weltweiten Baustellen. In einer längeren Perspektive erwartet das Unternehmen Einsparungen und die Performance-Verbesserung, mit denen ein Konkurrenzvorteil und eine hohe Dienstleistungsqualität behalten werden können.

SAP ERP wurde schon in Niederlassungen in Großbritannien sowie im Nahen Osten, und im Februar 2011 auch in Polen gestartet.

Das Rollout der SAP Konzernlösung umfasste bei Mercury Module für Finanzwesen, Controlling, Einkauf, Projektmanagement und Personalwirtschaft sowie Cumulative Billing Solution (CBS), eine zusätzliche dedizierte Lösung, die speziell für Bedürfnisse von Mercury entwickelt wurde und die Prozesse für Verrechnungen mit Lohnbearbeitern und Kunden einschließt.  

Ein globaler Einführungspartner für Mercury Engineering bei SAP-Rollouts ist Avnet Client Solutions, einer der führenden Lieferanten von IT-Geschäftslösungen in Irland. Während des für Mercury Polska durchgeführten Projekts funktionierte BCC als ein Partner von Avnet, der für die Implementierung der SAP FI und HR-PY-Funktionalität nach rechtlichen und geschäftlichen in Polen geltenden Anforderungen zuständig war.

Aus Irland nach Polen

Das SAP Modell für Mercury wurde in Irland aufgrund der damaligen Geschäftspraxis sowie im Bezug auf dort bestehende Besonderheiten der Branche, des Baurechts, Steuerrechts sowie Arbeitsrechts entwickelt. Der Start des SAP Systems in nächsten Ländern bedurfte der Anpassung an lokale Anforderungen. Das polnische Projekt ist schon das nach Großbritannien und dem Nahen Osten dritte Rollout der globalen Konzernlösung in Mercury. In dem Falle erwies sich jedoch der notwendige Änderungsumfang als breiter.

Während der Systemanpassungsarbeiten wurde eine besondere Aufmerksamkeit u.a. auf folgende Probleme gerichtet: Methodik für die Ermittlung von Erlösen aus langfristigen Kontrakten, Besonderheiten der Mehrwertsteuer, Berechnung von lang- und kurzfristigen Kautionen sowie Modul der Löhne und Gehälter.

Wie es bei anderen solchen Projekten der Fall ist, arbeiteten die über die Erfahrung in der SAP Einführung verfügenden und mit lokalen Realitäten vertrauten BCC Berater mit Mercury und Avnet bei der Erstellung eines Konzepts der für die polnische Niederlassung notwendigen Erweiterungen der Konzernlösung. Für die Erweiterungsimplementierung war Avnet zuständig.

Laufende Projektbewertung

Eine nächste Herausforderung bei der Anpassung von globalen SAP Konzernlösungen an polnische Besonderheiten war auch die Methode für die Ermittlung der Erlöse aus langfristigen Kontrakten.

Verträge über Baudienstleistungen kennzeichnen sich gewöhnlich durch eine lange Realisierungszeit und die Ausführung sowie Abnahme finden in einer anderen Buchungsperiode als die, in der mit Arbeiten begonnen wurde. Für angefangene jedoch zum Bilanztag nicht beendete Dienstleistungen aus langfristigen Verträgen (Realisierungszeitraum länger als sechs Monate) gelten besondere Bewertungsgrundsätze.

Bei Mercury Irland wird eine solche Bewertung je nach Fortschrittsgrad der Arbeiten durchgeführt. Die Beurteilung führen die Projektleiter durch. Die Beurteilung wird im System als eine Prozentschätzung im Bezug auf den geplanten Verkauf und Projektkosten abgebildet. 

In der polnischen Niederlassung war die Percentage-of-Completion-Methode(POC) verwendet. Diese Methode wird in Polen allgemein verwendet und ist durch das Gesetz über Rechnungswesen akzeptiert.

Die Bearbeitung einer Lösung, mit der eine parallele Projektbewertung nach einer bisher angewandten Methode erhalten werden kann, war für Mercury Polska sehr wesentlich.

Polnische Finanzen bei SAP

Außer der Beteiligung an Konzeptarbeiten zur obigen Lösungen umfassen Hauptaufgaben von BCC die Anpassung der SAP Konfiguration an polnische geschäftlich rechtliche Realitäten. 

Die SAP FI Einführung betraf Standardprozesse der Finanzbuchhaltung sowie das Anlagenmanagement. Die polnische Konfigurationsversion von SAP FI und SAP FI-AA ist  an rechtliche Regelungen und Anforderungen der Finanzbuchhaltung vollständig angepasst. BCC Berater starteten aufgrund der Analyse des Konzepts und Konzern-Templates die dem Template größtenteils entsprechende Lösung, nachdem sie nötige Korrekturen und Änderungen vorgenommen hatten, mit denen Bedürfnisse einer polnischen Buchhaltungsabteilung berücksichtigt wurden.

Im Bezug auf SAP FI war das also ein klassisches Rollout. Wie SAP FI Berater einstimmig betonen, ist Polen diesbezüglich ein „schwieriges” Land und die meisten Anpassungen in auf den polnischen Boden übertragenen Konzern-Templates beziehen sich auf gemeinsame Kontenpläne sowie die Mehrwertsteuer-Abwicklung.

Kontenplan

Damit buchhalterische Verrechnungen im Konzern vereinheitlicht werden können, übernahm Mercury Polska den Konzern-Kontenplan. Es ist eine Standardpraxis bei SAP Rollouts. Die Abbildung einer neuen Struktur ist eine für Unternehmensmitarbeiter schwierige Aufgabe.

Ein Konzern-Kontenplan muss so eingeführt werden, damit die richtige Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Bilanz und die richtige Kosteneinstufung im Bezug auf die Körperschaftssteuer möglich sind. Das Template wurde um weitere für die polnische Niederlassung unentbehrliche Konten erweitert.

Mehrwehrsteuer im Bauwesen

Wie schon erwähnt, ist die Mehrwertsteuer ein für SAP FI Rollouts charakteristischer Bereich.

Die globale Konzernlösung von Mercury bedurfte der Berücksichtigung der oben genannten Anforderungen für Polen. Es musste das Konzept für die Kodierung der Steuer sowie des MwSt-Datums im System aktualisiert werden.

Fremdwährungen

Die Abwicklung von Geschäften in Fremdwährungen sowie damit verbundene Vorschriften und Bewertungsgrundsätze für Verrechnungen sind ein nächster wichtiger Punkt in der SAP Einführung. Der Tageskurs, die Bewertung von Bankkonten nach dem FIFO-Prinzip bedurften zusätzlicher Systemmodifikationen und deren Einführung – der Annahme von Änderungen in der Konzernlösung.

Arbeitszeit, Projektzeit

Viele mit der Personalwirtschaft verbundene SAP Prozesse (ähnlich wie in FI) sind bei Mercury mit logistischen Funktionen verknüpft. Dazu gehören die Arbeitszeiterfassung für einzelne Bauprojekte sowie die Zeitauswertung (z.B. Kosten der Überstunden, Nachtarbeit sowie Abwesenheiten).

Mitarbeiterdaten sowie Daten zur Zeiterfassung und Zeitauswertung werden mit dem implementierten CATS-Werkzeug (Cross Application Time Sheet), dem Middleware und der grundlegenden Datenquelle sowohl des Logistiksystems (z.B. zu Projektbelastungen) als auch des SAP HR gesammelt.

Die Zeit wird in SAP NetWeaver Portal oder direkt in SAP mit CATS2 erfasst.

Mitarbeiter melden sich alle paar Tage am Portal an und ergänzen ihre Arbeitszeitdaten. Es reicht nur, dass diese Daten vor Durchführung der Zeitabrechnung und Entgeltberechnung von dem Leiter akzeptiert werden.

Anpassungen in CATS und Portal waren das Revier von Avnet. BCC übernahm die Aufklärung von polnischen Besonderheiten des Arbeitsrechts und der Grundsätze für die Entgeltberechnung, damit diese in Werkzeugen des SAP Templates bei Mercury Engineering abgebildet werden können. 

HR und Personalabrechnung

BCC Berater waren auch für den Start von SAP HR-PY Werkzeugen (HR und Personalabrechnung) in der polnischen Niederlassung des Unternehmens zuständig. Wegen der großen Komplexität von Grundsätzen der Zeitwirtschaft und Entgeltberechnung in Polen nutzt BCC bei SAP HR Projekten Time Manager's Workplace (PTMW). Es ist eine Standardfunktionalität des SAP HR aus dem Bereich des Manager Self-Service. Das benutzerfreundliche Werkzeug ermöglicht, Mitarbeiterdaten (u.a. Abwesenheiten, Überstunden, Dienstreisen und Urlaube) in einer übersichtlichen Form zu ändern sowie über Mitarbeiterdaten zu berichten. Das ist eine bedeutsame Erleichterung bei der Berechnung und Kontrolle von Vergütungen mit vielen Lohnarten. Time Manager's Workplace, das in der irländischen Lösung nicht verwendet wurde, wurde für die polnische Personalabteilung von Mercury gestartet.

Aufgrund der Anforderungen des polnischen Gesetzgebers bereitete BCC auch Reporte der Zeiterfassung vor.

Kommunikation ist Hauptsache

Bei SAP Rollouts in Niederlassungen aus anderen Ländern stellt nicht nur der Funktionsumfang eine Projekt-Herausforderung dar. Das charakteristische Merkmal solcher Projekte ist der Einsatz vieler Teilnehmer in die Arbeit, die über verschiedene Erfahrungen und andere Systemkenntnis verfügen und in dem Falle verschiedene Nationalitäten repräsentieren.  

Das Projektteam von Mercury Engineering bilden Systemanalytiker vom  Hauptsitz in Irland, die sich auf die Konzernlösung spezialisieren sowie Key-Users in Polen, die lokale rechtliche Bedingungen und Geschäftserwartungen kennen. Der Einführungspartner, Avnet, ist ein Expert im Bereich des SAP Systems. Ein Trumpf von BCC war dagegen die Erfahrung in solchen Projekten in Polen, die Kenntnis des Systems und lokaler rechtlicher und steuerlicher Vorschriften. 

Das ganze Wissen aller Teilnehmer spiegelt sich im Projekterfolg wieder. Deswegen sind die Kommunikation und der Wissenstransfer so wichtig. Es handelt sich hier aber keinesfalls um die Kommunikationssprache. Eine bedeutend größere Herausforderung ist, schon am Projektanfang einen Kommunikationsplan, Eskalationspfade sowie eine Art und Weise, auf die Teilnehmer über den Status von Arbeiten in einzelnen Phasen und über eventuelle Änderungen im Konzept oder im Zeitplan informiert werden, festzulegen. 

In der nächsten Etappe, gemäß der Avnet-Methodik, die sich größtenteils als mit der BCC Methodik GoForward übereinstimmend erwies, fanden Benutzerschulungen und dann die Konfigurierung sowie Teste auf einer für das polnische Unternehmen ausgeführten Kopie des System Templates statt.

Die termingerechte und erfolgreiche SAP Einführung wäre ohne hohe Priorität, die dem Projekt bei Mercury vergeben wurde, unmöglich gewesen. Eine klare Mitteilung der Geschäftsführung, dass Einführungsarbeiten genauso wie laufende Aufgaben wichtig sind, war eine wichtige Stimme. Die Stimme war insofern wichtiger, dass sie mit bestimmten Tätigkeiten bestätigt wurde. Bei Mercury wurde großes Gewicht auf die Sicherstellung von Ressourcen für Projektarbeiten gelegt. Einige Mitarbeiter, insbesondere Key-Users, konzentrierten sich nur auf Aufgaben der SAP Einführung. 

Zusammenarbeit: Beata Niemiec-Siwek, Magdalena Pawlukiewicz, Magdalena Włodarz-Furmańska, BCC