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Sitech: Automotive – Logistik ist der Schlüssel

Umfassende Erweiterung des SAP-Systems

Hochgeschraubte technische Parameter, kurze Liefertermine, restriktive Qualitätskontrollen sind nur einige der Herausforderungen, die für die Unternehmen aus der Automotive-Branche das tägliche Brot sind. Bei der Leitung des Erweiterungsprojektes des SAP-Systems konzentrierte sich der Autositzhersteller aus Polkowice auf die Entwicklung der logistischen Systemmodule, die für die Geschäftsleistung des Unternehmens entscheidend sind.

Spezifität der Automotive-Branche

Ein Auto – das Endergebnis der Produktion im Automobilsektor – besteht aus Tausenden von Baugruppen. Nur ein kleiner Teil von ihnen wird in einer Fabrik zur Herstellung von Autos produziert. Automotive Supply Chain ist ein komplexes Netzwerk von Verknüpfungen zwischen zahlreichen Herstellern, deren Zulieferern und Anbietern von diesen Lieferanten.

Zu den größten Herausforderungen für Unternehmen aus der Branche zählen: die Einhaltung der Lieferpünktlichkeit und der strengen technischen Parameter, die Erfüllung der Anforderungen der Automobilstandards, die restriktive Qualitätskontrolle, die Befolgung der Bedingungen für die Verfügbarkeit der Produkten oder die sich aus den Verträgen ergebenden Anforderungen im Bereich der kurzfristigen Produktionssteigerung. Das Werk, aus dem das fertige Auto hinausfährt, ist nicht imstande, alle Elemente des Autos zu lagern, weil die Anzahl der Modelle, Versionen, Ausstattung usw. jeder Marke hoch ist. Es reicht aus, das beliebige Autohaus zu besuchen und nach einer Liste der Motorversionen und der Zusatzausstattung zu fragen. Wir erhalten eine Tabelle, die meistens aus 5 Spalten und 20 Zeilen für nur ein einzelnes Automodell besteht.

Um den Marktanforderungen gerecht zu werden und das vom Autohauskunden „konfigurierte“ Produkt innerhalb einer angemessenen Frist zu liefern, müsste der Hersteller die Verfügbarkeit von nahezu allen Komponenten in jeder Konfiguration auf Lager sicherstellen, so dass er sofort nach Erhalt der Bestellung die Produktion starten kann. Die Erhaltung der hohen Lagerbestände ist höchst unrentabel. Deshalb wurde in der Automotive-Branche eine Lösung entwickelt, die darin besteht, die Lieferungen der Baugruppen von den Zulieferern direkt an die Endfabrik (assembly line) kurz vor dem Zeitpunkt des Einbaus des jeweiligen Teils präzise zu synchronisieren.

Die so genannten JIT (Just in Time) Lieferungen bilden eine große Herausforderung für Lieferanten. Die Synchronisation mit den Herstellerplänen erfordert es, die Lieferung der konkreten Materialien in einer vordefinierten Menge und Reihenfolge für den Kunden (Automobilhersteller) sehr genau zu planen. Dabei soll ein IT-System helfen. Es kann den Auftragseingang unterstützen, die Produktionskapazität überprüfen, das Produktverfügbarkeitsdatum bestätigen, den Kunden über den Beginn des Produktversands informieren. Das waren die Anforderungen, die der komplexen Erweiterung des SAP-Systems in Sitech, Polkowice zugrunde lagen.

In der Volkswagen-Familie

Sitech ist ein Teil des Volkswagen-Konzerns. Die Fabrik ist einer der Hauptlieferanten von Autositzen für die verschiedenen Modelle der Marken Volkswagen, Seat und Skoda. Die Zugehörigkeit zur Volkswagen-Familie bedeutet die Notwendigkeit, sehr hohe Standards für Produktions- und Logistikprozesse zu erfüllen und eine eigene IT-Infrastruktur an die folgenden Standards anzupassen:

• Automobilstandards (VDA),
• Standards für den elektronischen Datenaustausch (EDI) in der ganzen VW-Gruppe,
• die für die gesamte Volkswagen-Gruppe charakteristischen hohen Anforderungen an Lieferungen, Qualität und Aktualität.

Mehr und mehr SAP

SAP ist die in den Unternehmen der Volkswagen-Gruppe allgemein gebräuchliche ERP-Lösung und sie wird von den meisten Produktionswerken in Europa, darunter auch in Polen, verwendet. Auch Sitech verwendete von Beginn ihrer Tätigkeit in Polkowice das SAP-System und erhöhte schrittweise den Umfang der unterstützten Funktionen und Prozesse. Im Jahr 1999 wurde im Rahmen der von Unternehmenskräften durchgeführten Einführung im Finanzwesen und Controlling das SAP-System gestartet. In den folgenden Jahren wurden neue Funktionalitäten, wie Projektsystem und Investitionsmanagement (PS/IM), Materialwirtschaft (MM), Produktionsplanung (PP) und Instandhaltung (PM) für die ausgewählten Produktionsabteilungen mithilfe von BCC implementiert.

Die Mehrheit der logistischen Prozesse wurde jedoch durch ein fachliches IT-System unterstützt, was bedeutete, dass die Schnittstellen zu SAP aufrechterhalten werden mussten. Mit der Entwicklung des Unternehmens wurde die Notwendigkeit offensichtlich, die Abwicklung aller Schlüsselprozesse in ein einziges integriertes System zu übertragen. Immer öfter war das bisherige System mit seinen Schnittstellen ein „Engpass“ der Geschäftsprozesse und stellte viele Daten (z.B. Verkaufsdaten) nur periodisch bereit. Darüber hinauswurde die Datenautomatisierung durch die verwendeten Schnittstellen nicht gewährleistet, was den Zugriff auf das gesamte Spektrum der relevanten Geschäftsinformationen begrenzte. Der wachsende Aufwand der manuellen Arbeit, zum Beispiel bei der Berechnung des Materialverbrauchs oder der Herstellkosten, trug zur Ausweitung der bestehenden Einschränkungen bei.

Die Unterstützung der komplexen und variantenreichen Logistikprozesse ist die größte Herausforderung bei der Verwaltung in Sitech. Das Management des Unternehmens hat festgestellt, dass die SAP Einführung für das gesamte Spektrum der Logistik – von der Bestellung der Komponenten durch erweiterte Produktionsplanung in allen Abteilungen, bis zum Verkauf und zur Integration mit Kunden –   eine neue Art der Qualität in der Verwaltung einführen wird. Deshalb wurde Anfang 2007 ein Beschluss über komplexe Erweiterung des SAP-Systems gemacht. Ziel war es, sich auf jene Bereiche des Unternehmens und des Systems zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf die betriebliche Effizienz und Rentabilität des Geschäfts haben – d.h. auf die weithin verstandene Sphäre der Logistik.

Von der Abbildung der Prozesse bis zum Start des IT-systems

Um das Unternehmen besser für die Einführung vorzubereiten, wurde das SAP Projekt dem Projekt der Geschäftsprozessabbildung vorangestellt. Die Ergebnisse des Projekts enthalten:

• vollständige Beschreibung der Organisation in Übereinstimmung mit dem Konzept des Prozessmanagements für IT und Qualitätsmanagementsystem (Geschäftsprozesskarten und Organisationsstruktur),
• einheitliche Beschreibung der Geschäftsprozesse mit der Möglichkeit, die Daten in anderen Projekten zu verwenden,
• Erfassung der Interaktionen mit der Zentrale (Stellen im Prozess, Dokumente, Ausführende),
• Vorbereitung auf die Erfüllung der Anforderungen des Volkswagenkonzerns im Bereich des Prozessmanagements,
• organisatorische Vorbereitung auf das SAP Projekt.

Das Projekt der Prozessabbildung wurde erfolgreich am Ende des Jahres 2006 abgeschlossen und bereitete eine solide Grundlage für die effiziente SAP-Erweiterung in Sitech vor. Die in Zusammenarbeit mit BCC durchgeführte Einführung dauerte von April bis Dezember 2007. Der Umfang der Arbeiten war groß und erforderte die Beteiligung von beinahe 30 BCC Beratern.

Das Projekt umfasste alle wichtigen Tätigkeitsbereiche, die die Rentabilität des Unternehmens beeinflussen – Lagerverwaltung, Produktionsplanung, Qualitätsmanagement und Vertrieb. Im Rahmen der Unternehmung wurde auch der finanzielle Teil des Systems entwickelt – es wurden unter anderem Fertigungskosten-Controlling und Finanzdisposition (Treasury) implementiert. Ebenfalls wurden die ersten Einführungsarbeiten im Bereich der Personal- und Gehaltsverwaltung und Qualitätskontrolle realisiert (die Fortsetzung der SAP HR und SAP QM Einführung wurde für die nächsten Schritte geplant). In Übereinstimmung mit dem Plan begannen Benutzer mit dem neuen System im Januar 2008 zu arbeiten.

Im Folgenden möchten wir die wichtigsten der neu eingeführten SAP-Funktionen erläutern, die mit den größten erreichten Vorteilen und Verbesserungen verbunden sind.

VDA: in Übereinstimmung mit den Standards

Eine Anforderung der Branche besteht darin, sich nach den Normen zu richten, die die Zusammenarbeit der Unternehmen auf der technischen und organisatorischen Ebene standardisieren. Einer der am weitesten verbreiteten Normen ist die deutsche Norm VDA (Verband der Automobilindustrie). Wir können auf sie beispielsweise beim Autokauf stoßen, indem wir die Verweise auf die VDA Norm in der technischen Spezifikation finden (z.B. viele Hersteller berechnen die Kapazität des Kofferraums gemäß dieser Norm).

Die Anwendung der Norm bezieht sich auf die Notwendigkeit, sie in den ERP-Lösungen eines Unternehmens zu berücksichtigen. Das Ergebnis des beschriebenen Projekts ist die Implementierung der VDA Norm im SAP-System von Sitech. Zurzeit werden die meisten Prozessmeldungen (sowohl elektronisch als auch gedruckt) in Sitech gemäß VDA erstellt. Es wurde sowohl der wesentliche Inhalt der Meldungen und Ausdrucke, als auch ihre in der Norm definierte grafische Form berücksichtigt - in einigen Fällen durch Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Volkswagens.

Tragbare Terminals

Eine der wichtigsten Annahmen der Erweiterung des SAP-Systems war seine Integration mit intelligenten Terminals mit integrierten Barcodescannern für eine maximale Arbeitsautomatisierung der Hochregallager. Als Ergebnis des Projekts wurden die Lager über ein industrielles, drahtloses Netzwerk abgedeckt, das mit dem SAP Console Server integriert wird. Dadurch ist es möglich, die SAP-Transaktionen direkt auf dem Bildschirm des tragbaren Terminals von überall im Lager auszuführen.

Die Warenbewegungsanforderungen werden im SAP-System erzeugt. Wenn die Anforderung genehmigt wird, wird ein spezieller Ausdruck (übereinstimmend mit der VDA Norm) auf dem entsprechenden Drucker im Lager generiert. Der Drucker wird abhängig vom Standort ausgewählt, von wo aus das Material entnommen werden soll. Der Lagerist (der mit einem mobilen Terminal ausgestattete Gabelstapleroperator) scannt den Ausdruck und erhält auf dem Terminalbildschirm die Information über die Lage des Materials auf Lager (Sektion, Reihe, Regal). Anschließend geht er an den auf dem Terminal angezeigten Ort und durch Scannen des Barcodes unterhalb des Regals vergewissert er sich, ob er sich an der richtigen Stelle im Lager befindet. Der nächste Schritt ist es, den auf dem Container befindlichen Barcode zu scannen und die kommissionierte Materialmenge zurückzumelden. Am Zielpunkt erfolgt das erneute Scannen des Containers, was den Warenbewegungsprozess beendet. Im Hintergrund des gesamten Prozesses werden die Handling Units (HUM) zwischen Lagerorten bewegt sowie verpackt oder ausgepackt und der leere Container wird an den Zielort bewegt.

Diese Lösung integriert Elemente der Standardfunktionalität von MM hinsichtlich der Warenbewegung, der umfangreichen Funktionalität von WM, der Handling Unit (Verpackung) und der Integration mit mobilen Scannern.

Das Endergebnis ist eine völlig scannerbasierte Unterstützung ab dem Zeitpunkt der  Bedarfsschaffung, durch das Finden der Rohstoffe im Lager, den Transport zur Produktionshalle, die Bestätigung der Fertigstellung des Enderzeugnisses und seine Platzierung im Hochregallager, praktisch ohne SAP GUI zu nutzen.

Ein weiterer Vorteil ist die Verkürzung des Inventurprozesses, der jetzt viel mehr automatisiert ist. Mit der neuen Lösung wurde eine signifikante Verbesserung der Lagerverwaltungsprozesse erreicht, darunter die Zeitverkürzung für die Materialsuche in der Logistikhalle (in der Logistikhalle von Sitech haben die Hochregale eine Fläche von etwa 10.000 m²), Zeitverkürzung für die Vorbereitung der Ladung auf Autos, Eliminierung der fehlerhaften Materialzuordnung zum Transport, Reduzierung manueller Tätigkeiten in dem Wareneingangs-/Warenausgangsprozess im Bereich der Logistikhalle.

Wichtige Container

Viele Komponenten, die in der Automobilproduktion eingesetzt werden, sind kleine Teile und Baugruppen. In dieser Branche sind deshalb standardmäßige Umlaufpackmittel beliebt, die für die Lagerung und Bewegung der Komponenten innerhalb des Unternehmens und im Verkehr mit den Geschäftspartnern verwendet werden.

Im VW-Konzern sowie in Sitech ist die Standardverpackung eine Verpackung vom Typ KLT. Der Lagerumschlag erfolgt, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, hauptsächlich unter Verwendung von Europaletten und standardisierten Containern. Diese Container zirkulieren zwischen Sitech, den Kunden und Lieferanten.

Das Ziel des Projekts war es, eine Lösung zu entwickeln, die eine vollständige Überwachung der aktuellen Lage, Anzahl und des Inhalts des einzelnen Containers auf dem Werksgelände sowie eine Kontrolle des Containerbestandes bei den Lieferanten und Kunden gewährleisten würde. Dadurch kann die Person, die für die Zirkulation von Containern verantwortlich ist, jederzeit überprüfen, ob die für den Versand zu einer bestimmten Kundenbestellung vorgesehenen Container frei sind. Um den Anforderungen gerecht zu werden, wurden in SAP folgende komplementäre Funktionen implementiert:

• HUM (Handling Unit Management) – automatisches Ein- und Auspacken der Waren auf der Grundlage von Packvorschriften und je nach Warenbewegungsart. In den Warenbewegungen wird die Mehrheit der Waren im Werk als Handling Unit und nicht als Standardmaterialmenge bewegt.
• Automatische Bewegung der leeren Container. Die Aufgabe dieser Funktionalität ist es, den Container an einem Ort unterzubringen, wo er am nötigsten ist und über den Containerbestand zu berichten.
• Kontrolle der an Kunden und Lieferanten ausgegebenen Container: aufgrund des hohen Wertes der Container soll überprüft werden, welche und wie viele Container von Sitech sich zurzeit bei den einzelnen Partnern befinden.

Die Vorteile, die mit der Inbetriebnahme dieses Mechanismus verbunden sind, betreffen hauptsächlich das Wissen über die Anzahl und Art der auf dem Werksgelände und bei den Kunden befindlichen Container. Es ist somit möglich, die Bereitstellung des nächsten Stapels von Containern ins Werk im Voraus zu planen.

Aufgrund des Termindruckes für den Versand, der Anzahl der Kunden und Container sowie der zu ihnen passenden Produkten hilft das Mechanismus eine Situation zu vermeiden, in der es unmöglich ist, die Warenversendung an den Kunden wegen des Mangels an dem jeweiligen Typ des Containers durchzuführen.

Versionierung der Produkte

In Sitech hat das Produkt oft viele Produktionsversionen. Darüber hinaus werden an den Produkten die weiteren technologischen Veränderungen vorgenommen. Die Sitzlehne für den beliebten VW Golf kann beispielsweise je nach Version eine einstellbare Lendenwirbelstütze, Sport-Seitenteile oder andere Optionen haben. In Bezug auf die Konstruktion basieren viele Varianten auf einem Grundmodell.

Um das Sortimentsangebot im SAP-System nicht zu vermehren, (was die Schwierigkeiten bei der Materialidentifizierung, die Probleme bei der Inventur und Preislistenerstellung etc. verursachen würde), wurde in Sitech eine Versionierung der Produkte je nach den spezifischen Anforderungen des Kunden verwendet. Etwa Dutzende von verschiedenen Varianten sind beispielsweise nur für die Plattform der so genannten Golf-Klasse verfügbar. Solche Einstellung hat einen großen Einfluss auf die Produktions- und Beschaffungsplanung. Das System muss die Fähigkeit haben, Produktversionen zu identifizieren und je danach die entsprechenden Parameter (Stücklistenkomponenten, Verarbeitungszeiten und -orte, d.h. Arbeitspläne, usw.) auszuwählen.

Die Übergabe dieser zeitaufwändigen Aufgabe vom Disponenten an die Systemmechanismen ist ein unbestreitbarer Vorteil. Natürlich unterliegen die Planungsergebnisse einer Verifizierung. Dadurch kann der für ein bestimmtes Sortiment verantwortliche Mitarbeiter eine unerlässliche Korrektur machen.

Rechtzeitiger Transport

Aufgrund der Kundenerwartungen und der großen Versandzahl pro Tag muss ausgehender Transport mit einer Genauigkeit von bis zu zwei Stunden eingeplant werden. Für jede Bestellung soll man Versanddatum und -uhrzeit angeben, Entfernung zum Kunden, Transportmittel (LKW, Schiff), Warengewicht berücksichtigen und auf dieser Grundlage das geeignete Transportmittel in einem Transportunternehmen für eine bestimmte Uhrzeit bestellen.

Um den Transportplanern eine effektive Arbeit zu ermöglichen, wurde eine Standardlösung SAP LE-TRA mit dem Zusatz von dedizierten Berichten implementiert.

Das Ergebnis ist eine "Konsole" des Planers, wo er auf einem Bildschirm bestimmen kann, was, wann, an wen und wie gesendet werden soll. Zusätzlich kann er den Status des aktuellen Versandes überprüfen. Durch den Einsatz des „Zeitfenster”-Konzepts (d.h. einer bestimmten Zeit, in der ein einziger Transport an einem Arbeitsplatz verarbeitet wird) können Logistikmitarbeiter den Prozess der Beladung von Fahrzeugen auf dem Werksgelände samt der Überwachung seiner Pünktlichkeit genau planen. Dadurch verfügen sie über ein Werkzeug, das ihnen erlaubt, schnell auf eventuelle Probleme mit dem Transportservice zu reagieren.

Bessere Zusammenarbeit in der Lieferkette

Die meisten Kunden und eine große Gruppe von Lieferanten von Sitech verwenden EDI als wichtigstes Kommunikationsmedium bei der Übertragung der Bestellungen, Bestätigung der Lieferungen, usw. Die Zuverlässigkeit und Effizienz des Datenaustausches per EDI hat einen großen Einfluss auf die Qualität der Zusammenarbeit im Rahmen der Lieferkette, dessen Glied das Unternehmen aus Polkowice ist – darunter auf die Fähigkeit zur Durchführung von Bestellungen nach den im Vertrag festgelegten Aufzeichnungen. Deshalb war es ein wichtiger Teil des SAP-Erweiterungsprojektes:

• eine umfassende Kommunikationsplattform zu entwickeln, die eng mit SAP-Lösungen von Sitech integriert ist und angemessene Möglichkeiten für den elektronischen Datenaustausch mit aktuellen und zukünftigen Geschäftspartnern gibt,
• die Funktionen im SAP-System zu implementieren, die eine Gruppe der wichtigsten Nachrichten gemäß VDA Norm unterstützen.

Die EDI-Lösung wurde als eine Reihe von Schnittstellen gebaut, die auf der SAP XI (SAP Exchange Infrastructure)-Plattform arbeiten, einem Werkzeug aus der SAP NetWeaver-Familie.

Es wurden der VDA-Standard und das OFTP-Kommunikationsprotokoll verwendet. Solche Lösung erlaubte es, eine nahtlose Integration der eingehenden und ausgehenden SAP-Meldungen zu erreichen sowie die Skalierbarkeit der Lösung zu gewährleisten (VDA und OFTP sind anerkannte Standards in der Automotive-Branche und dadurch ist das Hinzufügen neuer Partner und die Erweiterung der Meldungen auf der Grundlage dieser Norm viel einfacher).

Neue Lösungen betreffen Meldungen an Kunden und Lieferanten. Die Bereiche, die im Rahmen der Zusammenarbeit mit Sitech-Kunden verbessert wurden, umfassen:

Lieferpläne – mit den an Sitech gesendeten EDI-Nachrichten gibt der Kunde an, wie viele und welche Waren von ihm in Sitech bestellt werden und wann er die jeweilige Ware erhalten will. Die gesendeten Informationen werden in einem Lieferplan in Form von Einteilungen (ausführliche Informationen über die Ware und das Lieferdatum) aufgezeichnet. Die vom Kunden gesendeten Bestellungen werden im Voraus für einen längeren Zeitraum aufgegeben (damals u.a. zur Produktionsplanung genutzt), können jedoch in den folgenden EDI-Nachrichten klargestellt werden. Alle auf solche Weise gesendeten Informationen werden in einem Lieferplanbeleg gesammelt. Die Nachricht definiert zum Beispiel die Warenmenge, welche der Kunde in 3, 4 oder 5 Monaten erhalten will. Einen Monat vor diesem Termin sendet der Kunde die Detailinformationen, indem er genauer klärt, an welchen Tagen er die Lieferdaten bekommen möchte. Gleichzeitig gibt er mit einer Artikelnummer an, für  welches Modell er einen Bedarf meldet. Die Fabrik in Wolfsburg beispielsweise bestimmt einen Bedarf an 320 Lehnen mit

• Sport-Seitenteilen und einer einstellbaren Lendenwirbelstütze;
• Auslieferungen – jede Lieferung an Sitech-Kunden muss avisiert werden. Dank EDI erhält der Kunde die Bestätigungsinformation über Art und Menge der Waren, die geliefert werden und über das Lieferdatum. Dies ermöglicht dem Kunden, sich auf die Abnahme der Ware vorzubereiten, die oft direkt in die Fertigungslinie gelangt;

Die in der Zusammenarbeit mit den Lieferanten eingeführten Verbesserungen wirken ähnlich wie die für Kundenbeziehungen modellierten Funktionalitäten, nur gewissermaßen in die entgegengesetzte Richtung – „rückwärts” der Logistikkette.

Und so sendet der Scheduler durch die Umkehrung des Schemas der Einteilungen (Schedule Lines) den Inhalt des Einkaufslieferplans zwischen Sitech und Lieferant und den erforderlichen Lieferabruf. Die Sitech-Lieferanten sind aufgefordert, die an sie mithilfe dieser Lösung gesendeten Liefertermine einzuhalten. Ein Lieferavis informiert dagegen Sitech über den Beginn der Lieferausführung.

Sitech verfügt jetzt über eine komplexe SAP-Lösung, die alle wichtigsten Bereiche der Unternehmenstätigkeit umfasst. Die Einhaltung der JIT-Lieferbedingungen ist einfacher vor allem durch Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse, wobei der Schwerpunkt auf Systemlösungen versetzt wird, während die Kontrolle oder die eventuelle Ergebniskorrektur allein auf der Mitarbeiterebene bleiben.

Dank effizienter Organisation der gesamten Logistikkette, von der Planung und Anpassung des Produktionsprogramms an die Kundenbestellungen bis zur Optimierung der Einzelteil- und Rohstoffbestellungen sowie Optimierung des Handels mit Fertigerzeugnissen, erzielt das Unternehmen messbare Vorteile in Form von niedrigeren Kosten der Lagerhaltung, die sich aus niedrigeren Lagerbeständen ergeben. Die vollständige Integration der Logistikprozesse in einer einzigen Umgebung, Informationen ohne wesentliche Zeitverzögerungen, die von vielen Orten aus gleichzeitig verfügbar ist, tragen zu einer effizienteren Nutzung des Unternehmenspotenzials bei.

Die erzielten Verbesserungen in den Logistikprozessen, sowohl intern als auch im Kontakt mit den Geschäftspartnern sind Schlüssel zur Steigerung der Effizienz von Sitech. Sie ermöglichen auch, sich auf die Verwirklichung der langfristigen Ziele des Unternehmens zu fokussieren. Denn „Jede Fahrt beginnt mit einem Sitz”.