Biuro dyrektora finansowego - relacja ze Zlotu Finansowego SAP

Uczestników Zlotu powitał Grzegorz Rogaliński, Prezes SAP Polska (fot. SAP)

W tegorocznym Zlocie Finansowym wzięło udział aż 350 uczestników – dyrektorów finansowych, kontrolingowców, księgowych oraz specjalistów IT. Reprezentowali oni ponad 100 organizacji korzystających z rozwiązań SAP oraz wiele firm, które dopiero planują wdrożenie tego rozwiązania. Podczas Zlotu BCC jako jedyny partner SAP – wraz ze swoimi klientami – wystąpił aż dwukrotnie z prezentacjami doświadczeń projektowych.

Zlot Finansowy odbył się w dniach 28-29 lutego w Wiśle. Na konferencji dominowały tematy związane z budowaniem strategii optymalizacji procesów, zarządzaniem i analizami finansowymi, planowaniem, budżetowaniem oraz kontrolingiem.
Działy finansowe w ostatnich latach znacznie poszerzają swój obszar zainteresowania. Obecnie poza rachunkowością finansową i zarządczą do ich kompetencji należy także zarządzanie efektywnością, kontrola, zarządzanie ryzykiem, analizy biznesowe, wspomaganie podejmowania decyzji i optymalizacja procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.
Zmieniające się warunki biznesowe, lawinowy przyrost przepisów krajowych i międzynarodowych oraz działanie w warunkach postępującej globalizacji powodują, że funkcje finansowe wkraczają na wyższy poziom złożoności.
Nic zatem dziwnego, że do obsługi tych procesów konieczne są coraz bardziej zaawansowane narzędzia informatyczne. „Biuro dyrektora finansowego” – to hasło stanowiło myśl przewodnią konferencji – jest w firmie miejscem, w którym zapadają najważniejsze decyzje zarządcze.
Stąd prezentowane podczas dwóch dni Zlotu rozwiązania SAP niejednokrotnie wykraczały poza tradycyjnie rozumiany zakres finansów. Inne zaś dotyczyły tematów „gorących” dla środowiska specjalistów SAP, jak akwizycja firmy Business Objects czy Nowa Księga Główna.

Księga na nowo
Polska Telefonia Cyfrowa jako pierwsza firma w Polsce i jak dotąd jedna z nielicznych na świecie zdecydowała się na przeprowadzenie migracji do Nowej Księgi Głównej. Od kilku miesięcy firma korzysta z modelu ewidencyjnego zrekonstruowanego przy jej użyciu. Partnerem wdrożeniowym był SAP Polska.
Krzysztof Siwiec, Menedżer ds. Rozwoju Biznesu BCC w obszarze Finanse, analizy, planowanie, tak scharakteryzował możliwości tego nowego rozwiązania:
„Nowa Księga Główna jest rozwiązaniem, które łączy w jedną całość klasyczną księgę główną, rachunek centrów zysku, księgi specjalne oraz księgę na potrzeby rachunku kalkulacyjnego.
W NKG struktury przechowywanych danych są łatwo rozszerzalne, dzięki czemu można je w prosty sposób dostosowywać do niestandardowych potrzeb przedsiębiorstw. Dodatkowo dodano cechę segment zgodnie z wymaganiami MSR. Wprowadzane dokumenty mogą być księgowane równolegle w kilku księgach (np. oddzielnie na potrzeby podatkowe czy wg standardów grupy), przy czym może się to odbywać automatycznie, na podstawie elastycznie definiowanych reguł podziału dokumentów.
Dzięki NKG możliwa jest automatyzacja i przyspieszenie wielu funkcji, np. rozszerzone możliwości walidacji poprawności zakładania kont, księgowania dokumentów itd., co stanowi wsparcie tzw. szybkiego zamykania miesiąca. Nowa Księga Główna umożliwia także bardzo ścisłą integrację z modułem kontrolingu, dzięki czemu wszelkie rozliczenia z modułu kontrolingowego mogą być natychmiast widoczne w rachunkowości finansowej”.
Firmy, które w najbliższej przyszłości zdecydują się na wdrożenie systemu SAP, otrzymają NKG w standardzie. Natomiast przed dotychczasowymi użytkownikami trudna decyzja – przeprowadzić migrację do Nowej Księgi, czy jeszcze się wstrzymać. W kuluarach i w trakcie spotkań z ekspertami Beata Bukowska, która kierowała projektem w PTC, odpowiedziała na wiele pytań dotyczących merytorycznych założeń projektu oraz koncepcji wdrożenia.

Co dalej z Business Objects?
W związku z przejęciem przez SAP AG pod koniec ubiegłego roku firmy Business Objects, która oferuje rozwiązania klasy Business Intelligence, podczas Zlotu padło wiele pytań o strategię SAP dotyczącą Business Warehouse i Business Objects.
Business Objects to rodzina rozwiązań, dzięki którym można usprawnić raportowanie i przygotowywanie analiz oraz polepszyć monitoring wskaźników finansowych. Ten alternatywny do SAP-owskiej hurtowni danych pakiet niedawno został włączony do oferty SAP AG, jednak – zdaniem wielu specjalistów – jego przyszłość jest niepewna.
Paweł Ogrodnik z Zespołu Zarządzania Efektywnością Organizacji BCC stwierdził: „Wielu klientów, także nowych, jest zainteresowanych rozwiązaniami BI. Obecnie SAP dysponuje dwoma rozwiązaniami w tym zakresie, co powoduje pewne zamieszanie. Po pierwsze, brakuje jasnego zaadresowania każdego z tych produktów do określonej grupy docelowej. Po drugie SAP co prawda deklaruje, że obydwie aplikacje – Business Warehouse i Business Objects – będę wspierane i rozwijane, jednak dotychczasowa praktyka w tego typu przejęciach skłania raczej do wniosku, że w ciągu kilku lat najciekawsze funkcjonalności BO zostaną wchłonięte do kolejnej wersji hurtowni danych firmowanej logo SAP”.

Jak zwiększyć rentowność
Zwiększyć rentowność i zyskać środki na rozwój biznesu – to cel każdego dyrektora finansowego. Ta trudna sztuka udała się Mediom Regionalnym. Dzięki wdrożeniu nowych narzędzi (OpEx) i dostosowaniu modułu Rachunku Wyników Segmentów Rynku (CO-PA), umożliwiającego dogłębną analizę rentowności działalności wydawniczej, możliwe było przeprowadzenie działań restrukturyzacyjnych, których efektem było dwukrotne zwiększenie marży operacyjnej. Nic zatem dziwnego, że możliwości raportowania wyników finansowych firmy w podziale na obszary działalności czy kanał sprzedaży wzbudziły duże zainteresowanie wśród uczestników zlotu.
Prezentację prowadzili Marcin Ratajczak z Mediów Regionalnych oraz Arkadiusz Babiński z BCC.

Zmierzyć strategię
Choć w światku SAP-owskim od kilku lat wiele mówi się o możliwości wykorzystania Strategicznej Karty Wyników w zarządzaniu przedsiębiorstwem, to wdrożenia wykorzystujące rozwiązanie SAP SEM-BSC ciągle należą do rzadkości. Jedną z nielicznych firm, która zdecydowała się na taki krok jest Nestlé Polska.
Projekt, którego efektem było przygotowanie 10 Strategicznych Kart Wyników, został zaprezentowany przez Izabelę Kil z Nestlé oraz Pawła Ogrodnika z BCC.
„Strategiczna Karta Wyników to technika przekładania strategii firmy na zrozumiałe, dające się ze sobą powiązać cele strategiczne, połączone łańcuchem przyczynowo-skutkowym. Pod powstałe dzięki temu drzewko celów następnie można podpiąć wskaźniki określające stopień ich realizacji.
Głównym założeniem projektu w Nestlé było zaprezentowanie w prosty i czytelny sposób stopnia realizacji celów firmy. Strategiczna Karta Wyników to narzędzie, wykorzystywane przez zarząd Nestlé do rozliczania realizacji celów oraz wyznaczania nowych, a także weryfikacji strategii” – mówi Paweł Ogrodnik.

Dla ładu korporacyjnego
Zagadnienia związane z ładem korporacyjnym i systemem kontroli wewnętrznej coraz częściej pojawiają się w obszarze zainteresowań dyrektora finansowego. Wymagania korporacyjne zwykle wiążą się z koniecznością modyfikacji procesów biznesowych oraz z wdrożeniem narzędzi wspomagających funkcje kontrolne i monitorujące.
Nowym wyzwaniom i regulacjom oraz dobrym praktykom w tym zakresie było poświęcone wystąpienie Macieja Seja oraz Piotra Urbana z PricewaterhouseCoopers.

Spotkania – bezcenne
Doroczne spotkanie finansistów obok wartości edukacyjnej jest także doskonałą okazją do wymiany doświadczeń związanych z nowymi rozwiązaniami SAP oraz trendami rynkowymi.
Jakub Szwejkowski, Menedżer ds. Współpracy z Klientami, szef krakowskiego oddziału BCC, podkreślił: „Rozmowy przy stolikach eksperckich są cennym źródłem informacji, a nastroje dyrektorów finansowych wielkich firm więcej mówią o kondycji gospodarki niż raporty giełdowe i opracowania analityków. Z Wisły wyjeżdżam w przekonaniu, że dobra koniunktura w gospodarce utrzyma się przez najbliższych kilka lat. A po gwałtownym wzroście przyjdzie czas na porządkowanie biznesu i okopywania się na zajętych pozycjach. Stąd już dziś tak duże zainteresowanie rozwiązaniami służącymi do raportowania i skutecznej kontroli finansowej”.
Przy okazji takich konferencji równie ważna jak część merytoryczna jest mniej oficjalna część spotkania. Jak stwierdził Jakub Szwejkowski: „Co prawda wszyscy jesteśmy tu służbowo, jednak w końcu przychodzi czas, kiedy można rozluźnić krawat. Organizatorzy zadbali o stworzenie miłej atmosfery i zaplanowali wiele rozrywek. To sprzyja nawiązywaniu zupełnie innych, koleżeńskich relacji z partnerami i przyszłymi klientami. Z ludźmi, których się dobrze zna, po prostu lepiej się współpracuje”.

Przygotowała Mirosława Huk, BCC


O Zlocie powiedzieli

Marcin Ratajczak, Kontroler Zarządzania, Media Regionalne:
Podczas Zlotu mieliśmy okazję opowiedzieć o projekcie zmian w modułach FI i CO (włączając CO-PA), podzielić się doświadczeniami oraz wskazać na bardzo wymierne efekty sprawnego wdrożenia funkcjonalności rentowności segmentów rynku, które stało się kamieniem milowym dla poprawy przejrzystości finansów oraz oceny rentowności działalności firmy, a w konsekwencji – przyspieszenia rozwoju naszego biznesu.

Agnieszka Pasławska, Product Manager, SAP Polska:
Zlot Finansowy 2008 koncentrował się głównie wokół rozwiązań dla „biura dyrektora finansowego", wspierających nadzór korporacyjny, planowanie, prognozowanie i kontrolę kosztów, budowę strategii oraz zarządzanie zasobami finansowymi.
Tegoroczne prezentacje nie dotyczyły wyłącznie rozwiązań finansowych, tych z których bezpośrednio korzystają działy finansowe, ale także takich, które dostarczają dane do finansów i w sposób pośredni wspomagają prace finansistów. I tak w agendzie znalazły się m.in. prezentacje dotyczące rozwiązań dla obsługi i kontroli kosztów procesu zakupów, dla dokumentacji procesów gospodarczych, samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej oraz rozwiązanie dla zarządzania remontami. Dobór tematów wynikał z sugestii uczestników ubiegłorocznego spotkania.
Od dwóch lat SAP promuje Nową Księgę Główną, nowe rozwiązanie dla wielowymiarowej księgowości. Zainteresowanie, jakie wzbudziła prezentacja wdrożenia w Polskiej Telefonii Cyfrowej, pozwala przypuszczać, że NKG będzie tematem wielu prezentacji na przyszłych zlotach.
Drugim kierunkiem rozwoju systemu SAP dla finansów jest rozwiązanie w zakresie ładu korporacyjnego, ryzyka i zgodności z przepisami (SAP Solutions for Governance, Risk, and Compliance). Prezentacja w tym zakresie była próbą odpowiedzi na pytanie, czy kontrole mogą wspierać, a nie blokować biznes.