SAP Business Workflow zawiera plan działania dla projektowania i zarządzania poszczególnymi zadaniami, system obserwacji przebiegu poszczególnych zadań oraz mechanizm powiązań ze strukturą organizacji. Poprzez zastosowanie odpowiednich połączeń można wprowadzać procesy, których opracowanie będzie zlecane pracownikom elektronicznie według ich miejsca w strukturze organizacji np. kierownikowi działu, pracownikowi odpowiedzialnemu za dane miejsce pracy itp.
Korzyści wynikające z wprowadzenia SAP Business Workflow to przede wszystkim:
-
Poprawa przepływu informacji - informacje są przesyłane drogą elektroniczną do określonych wcześniej adresatów
-
Podniesienie skuteczności procesów i obniżenie kosztów - zadania Workflow formułowane wprost lub automatycznie na podstawie zmian rejestrowanych w systemie
Zatwierdzanie podróży służbowych
(funkcjonalności SAP: FI / HR-TV)
Pracownik wprowadza podróż służbową do systemu SAP. Automatycznie następuje zawiadomienie przełożonego pracownika o utworzeniu podróży służbowej (są różne metody wyszukiwania przełożonego, najpopularniejsza wyszukuje po strukturze organizacyjnej). Przełożony zatwierdza podróż lub ją odrzuca - a pracownik dostaje informację e-mailem o zatwierdzeniu podróży lub o odrzuceniu wniosku; po zatwierdzeniu wniosku e-mail o zatwierdzeniu trafia do działu kas celem przygotowania zaliczki. Jeżeli zaliczka jest już przygotowana, pracownik otrzymuje e-maila z informacją, kiedy może odebrać pieniądze. Jeżeli podróż jest kosztowna (wg zamodelowanych w systemie ustawień - np. podróż samolotem lub podróż trwająca więcej niż 7 dni), wniosek trafia e-mailem do dyrektora działu, celem wyrażenia zgody na odbycie takiej podróży.
Wprowadzanie danych materiałowych
(funkcjonalności SAP: MM / PP / CO / FI)
W procesie tworzenia indeksów materiałowych w systemie SAP bierze udział wiele działów (np. produkcja, zaopatrzenie, kontroling, finanse, sprzedaż itd.). Każdy z działów jest odpowiedzialny za założenie wglądu dla materiału. Przebieg procesu tworzenia materiałów może przebiegać różnie w zależności np. od rodzaju materiału (FERT, ROH HALB itd.). System wymusza na pracownikach założenie wszystkich wglądów materiałowych, a także kontroluje czas wykonania każdej operacji - np. 1 dzień na założenie wglądu. Po upływie tego terminu przełożony jest informowany e-mailem o przekroczeniu terminu. W wypadku nieobecności system sam wyszukuje osobę, która może zastąpić pracownika, i do niego kieruje e-mail z zadaniem do wykonania.
Proces akceptacji ofert
(funkcjonalność SAP CRM Sales)
Handlowiec wprowadza nowy dokumenty oferty do systemu. W momencie jej zapisu i/lub zmiany statusu na „Do akceptacji” uruchamiany jest mechanizm weryfikacji warunków oferty. Specyficzne warunki kontroli, łącznie z dopuszczalnymi przedziałami rabatów i wartości oferty, znajdują się w specjalnie do tego przygotowanej tabeli. Kontrola może wykazać konieczność zatwierdzenia oferty przez Dyrektora lub też nie – jeśli oferta nie odbiega od przyjętych kryteriów. W sytuacji konieczności zatwierdzenia oferty, wysyłane jest powiadomienie do Dyrektora, ustalonego automatycznie na podstawie struktury organizacyjnej CRM (jest to Dyrektor właściwy dla handlowca tworzącego ofertę). Dyrektor w powiadomieniu otrzymuje link do oferty i specjalne przyciski umożliwiające szybkie zatwierdzenie oferty bądź jej odrzucenie. Po decyzji Dyrektora, status na ofercie ulega zmianie, a handlowiec otrzymuje powiadomienie o tej decyzji. W przypadku akceptacji, handlowiec może wysłać ofertę do realizacji do systemu SAP ERP, zintegrowanego z SAP CRM.
Obsługa przychodzących e-maili
(funkcjonalności SAP CRM CIC - Customer Interaction Center, SAP CRM EIC - Employee Interaction Center)
Klient wysyła e-maila na ogólny adres firmowy, który jest automatycznie przekazywany przez serwer pocztowy do systemu SAP CRM. W SAP CRM uruchamiany jest mechanizm workflow, odpowiedzialny za przekazanie e-maila do odpowiedniej osoby. Mechanizm wyszukuje W bazie danych klienta wg adresu e-mail, z którego nadesłano wiadomość, i automatycznie tworzy dla niego dokument Kontaktu z treścią e-maila. Na podstawie wyszukanego klienta, determinowany jest odpowiedni użytkownik SAP CRM (np. na podstawie struktury organizacyjnej bądź specjalnych reguł), któremu workflow dodaje naszego e-maila do jego kolejki e-maili. Użytkownik widzi listę e-maili do niego przekazanych w Interaction Center.
