Workflow - zarządzanie obiegiem pracy i dokumentów
BCC przygotowuje i uruchamia mechanizmy SAP Business Workflow, które poprzez automatyzację przepływu informacji i zadań między pracownikami obsługującymi dany proces biznesowy pozwalają usprawnić działania wykonywane w ramach tego procesu.
Szybkie i sprawne wykonanie procesu w dużej mierze zależy od sprawności i szybkości przekazywania informacji pomiędzy poszczególnymi elementami oraz fazami tego procesu. W większości przypadków przekazanie informacji albo wręcz wykonanie pewnych etapów procesu w sposób automatyczny i systemowy pozwala na przyspieszenie i podniesienie efektywności całych dziedzin działalności firmy. Do tego właśnie służą mechanizmy workflow (w systemie SAP - SAP Business Workflow). Dobrze zamodelowany i zaimplementowany proces workflow pozwala nie tyko usprawnić i przyspieszyć działania, ale również uprzyjemnić pracę użytkownikom i w mniejszym stopniu angażować zasoby ludzkie.
SAP Business Workflow jest narzędziem umożliwiającym automatyzację i uporządkowanie działań w ramach procesów biznesowych, wspieranych przez system SAP. Osoby, uczestniczące w obsłudze procesu zamodelowanego w systemie, otrzymują elektroniczne powiadomienia (w postaci e-maili) zdarzeń zarejestrowanych w systemie oraz informacje o zadaniach, które powinni wykonać w związku z danym zdarzeniem.
SAP Business Workflow zawiera plan działania dla projektowania i zarządzania poszczególnymi zadaniami, system obserwacji przebiegu poszczególnych zadań oraz mechanizm powiązań ze strukturą organizacji. Poprzez zastosowanie odpowiednich połączeń można wprowadzać procesy, których opracowanie będzie zlecane pracownikom elektronicznie według ich miejsca w strukturze organizacji np. kierownikowi działu, pracownikowi odpowiedzialnemu za dane miejsce pracy itp.
Korzyści wynikające z wprowadzenia SAP Business Workflow to przede wszystkim:
Poprawa przepływu informacji - informacje są przesyłane drogą elektroniczną do określonych wcześniej adresatów
Podniesienie skuteczności procesów i obniżenie kosztów - zadania Workflow formułowane wprost lub automatycznie na podstawie zmian rejestrowanych w systemie
Aby skorzystać z SAP Business Worklow, należy na istniejącym już w systemie SAP procesie "nadbudować" tzw. scenariusz Workflow. Scenariusz Workflow precyzuje, przy jakich zdarzeniach, do kogo i jakie mają być gerenowane wiadomości i/lub zadania do wykonania. Poniżej przedstawiamy dwa przykłady scenariuszy Workflow, dla dwóch wybranych procesów biznesowych.
Przykłady
Zatwierdzanie podróży służbowych (funkcjonalności SAP: FI / HR-TV)
Pracownik wprowadza podróż służbową do systemu SAP. Automatycznie następuje zawiadomienie przełożonego pracownika o utworzeniu podróży służbowej (są różne metody wyszukiwania przełożonego, najpopularniejsza wyszukuje po strukturze organizacyjnej). Przełożony zatwierdza podróż lub ją odrzuca - a pracownik dostaje informację e-mailem o zatwierdzeniu podróży lub o odrzuceniu wniosku; po zatwierdzeniu wniosku e-mail o zatwierdzeniu trafia do działu kas celem przygotowania zaliczki. Jeżeli zaliczka jest już przygotowana, pracownik otrzymuje e-maila z informacją, kiedy może odebrać pieniądze. Jeżeli podróż jest kosztowna (wg zamodelowanych w systemie ustawień - np. podróż samolotem lub podróż trwająca więcej niż 7 dni), wniosek trafia e-mailem do dyrektora działu, celem wyrażenia zgody na odbycie takiej podróży.
Wprowadzanie danych materiałowych (funkcjonalności SAP: MM / PP / CO / FI)
W procesie tworzenia indeksów materiałowych w systemie SAP bierze udział wiele działów (np. produkcja, zaopatrzenie, kontroling, finanse, sprzedaż itd.). Każdy z działów jest odpowiedzialny za założenie wglądu dla materiału. Przebieg procesu tworzenia materiałów może przebiegać różnie w zależności np. od rodzaju materiału (FERT, ROH HALB itd.). System wymusza na pracownikach założenie wszystkich wglądów materiałowych, a także kontroluje czas wykonania każdej operacji - np. 1 dzień na założenie wglądu. Po upływie tego terminu przełożony jest informowany e-mailem o przekroczeniu terminu. W wypadku nieobecności system sam wyszukuje osobę, która może zastąpić pracownika, i do niego kieruje e-mail z zadaniem do wykonania.
333 artykuły przydatne w przygotowaniu i realizacji wdrożeń. Teksty o korzyściach, jakie uzyskali Klienci BCC, użytkując rozwiązania SAP. Porady, jak zaplanować wdrożenie, i jak je prowadzić by ustrzec się błędów. Wskazówki, jak rozwijać środowisko SAP i infrastrukturę IT.
Podczas wdrożenia mySAP HR napotykamy wyzwania programistyczne. Mimo że moduł jest elastyczny i daje się relatywnie łatwo dostosowywać do wymagań danej firmy, często pojawiają się oczekiwania, ... więcej »
Wielowarstwowa struktura Grupy Knauf zdeterminowała konieczność stworzenia jednolitego archiwum, obejmującego wszystkie dokumenty firmowe, do których dostęp w tym samym czasie mogą mieć ... więcej »
W środowisku SAP można zbudować rozwiązanie wspierające najbardziej unikalne potrzeby. Specjalnie przygotowany dla Wolters Kluwer Polska moduł SAP obsługuje kluczowy proces interakcji z klientami ... więcej »
Dostosowanie SAP NetWeaver Portal do indywidualnych potrzeb użytkownika może być znacznie prostsze. Visual Composer tworzy przyjazne środowisko tworzenia aplikacji na miarę, łatwe do użycia nie ... więcej »
