Co osiągamy dzięki ERP?

Po uruchomieniu systemu ERP firma osiąga uporządkowanie procesów wewnątrz organizacji, otrzymując narzędzie do sprawnej rejestracji, gromadzenia, przetwarzania i raportowania danych. Podejmowanie decyzji w oparciu o rzetelne i dostępne na czas informacje pozwala na uzyskanie przewagi konkurencyjnej.

Przykładowo, osobom odpowiedzialnym za procesy logistyczne firmy, system ERP dostarcza takich narzędzi jak SOP (pol. planowanie sprzedaży i produkcji), procedura MRP (planowanie zapotrzebowań materiałowych), czy CRP (planowanie zdolności produkcyjnych).

Koordynacja zapotrzebowań klientów z planami wytwarzania półproduktów i zakupami surowców, przy jednoczesnym zapewnieniu bilansowania planów z dostępnymi zdolnościami produkcyjnymi, pozwala sprawnie reagować na zmieniające się potrzeby klientów.

Czy jednak uporządkowanie obiegu informacji w firmie to wszystko, co można osiągnąć? Czy technologie informatyczne wspierające zarządzanie nie oferują niczego więcej?

Czy możemy oczekiwać więcej?

ERP określa zapotrzebowania na surowce. Pracownicy działów zaopatrzenia kontaktują się z dostawcami surowców lub towarów handlowych i uzgadniają z nimi terminy i ilości dostaw materiałów, zgodnie z zapotrzebowaniami określonymi przez system. Czy nie można usprawnić tego obszaru działalności? Czy nasi dostawcy nie mogliby sami kontrolować stanu zapasów i zapotrzebowań na surowce, które dostarczają? Do firmy wpływają zamówienia klientów na wyroby lub usługi. Dlaczego dział sprzedaży musi codziennie radzić sobie z setkami podobnych sobie faksów i telefonów? Dlaczego tak wiele osób jest zaangażowanych we wprowadzanie zleceń sprzedaży do systemu? Czy nasi klienci nie dysponują systemami informatycznymi? Czy nasz system i ich systemy nie mogłyby ze sobą współdziałać, wyręczając nas z większości tej powtarzalnej pracy?

EDI –współpraca sprawniejsza i tańsza

Od 2001 roku obserwujemy w Polsce rozwój rozwiązań typu B2B, umożliwiających usprawnienie współpracy biznesowej, zwłaszcza ze stałymi partnerami, oraz obniżenie jej kosztów. Coraz więcej firm dostrzega korzyści tych rozwiązań, jak:

  • automatyczny przepływ danych, powodujący przyspieszenie obiegu informacji (w stosunku do dokumentów papierowych ), zmniejszenie pracochłonności i liczby potencjalnych błędów, popełnianych przy ręcznym wprowadzaniu danych,
  • optymalizacja przepływu informacji pozwalająca na usprawnienie procesów i dająca wymierne rezultaty ekonomiczne (np. zmniejszenie poziomu zapasów, szybsza realizacja zamówień),
  • możliwość wdrożenia nowych, efektywniejszych procesów biznesowych, których realizacja nie była wcześniej możliwa przy tradycyjnym obiegu informacji (np. VMI – pol. Zapasy zarządzane przez dostawcę).

Barierą dla upowszechnienia tego typu rozwiązań jest fakt, że warunkiem wymiany komunikatów elektronicznych jest uzgodnienie między uczestnikami wymiany standardów komunikacji– sposobu transmisji, formatów komunikatów. Im więcej partnerów wymiany (np. im więcej odbiorców towarów ma producent), tym szybciej rośnie złożoność i koszty tych rozwiązań, gdyż każdy partner musi obsługiwać wiele formatów danych i kanałów komunikacji.

Rozwiązaniem są platformy wymiany komunikatów elektronicznych. Wyspecjalizowane i scentralizowane punkty wymiany komunikatów izolują i ukrywają przed partnerami wymiany złożoność rozwiązań, związanych z komunikacją pomiędzy partnerami, stosującymi różne sposoby wymiany danych. Przykładem takiego rozwiązania jest platforma integracyjna EDI BCC.

Partnerzy biznesowi w planowaniu

Proces logistyczny realizowany przez firmę rozpoczyna się od zakupu surowców, a kończy na sprzedaży wyrobów klientom. Czy sieć hurtowni, z którą współpracujemy, nie zaskakuje nas w ostatniej chwili dużym zamówieniem, które trudno zrealizować? Czy nasi dostawcy nie są zmuszeni do reagowania w ostatniej chwili na zapotrzebowanie na ich wyroby, w trudnej do zrealizowania wielkości, mimo że można było ją przewidzieć?

Dlaczego w naszym systemie ERP brakuje funkcjonalności związanej z optymalizacją kosztów i czasu wytwarzania? Czy system zintegrowany nie powinien wspomagać nas w podejmowaniu decyzji związanych z wykorzystywaniem zasobów rozproszonych geograficznie? Czy nie łatwiej i taniej dostarczyć wyrób z innej hurtowni niż zazwyczaj, zamiast uruchamiać produkcję?

Optymalizacja łańcucha dostaw

Supply Chain Management (SCM) to narzędzia informatyczne, wspomagające zarządzanie całym łańcuchem dostaw, od projektowania łańcucha dostaw po określanie źródeł nabycia materiałów, od planowania i prognozowania popytu, po planowanie wytwarzania w środowisku rozproszonym i planowanie dystrybucji wyrobów w sieci. Dzięki tym narzędziom można przejąć kontrolę nad informacjami o zapotrzebowaniach klientów i udostępnić je w całym łańcuchu.

W takim modelu możliwe jest przewidywanie braku materiałów w jakimkolwiek miejscu łańcucha dostaw oraz znacznie obniżenie poziomu zapasów w całym łańcuchu. Zsynchronizowane prognozy i realizacja planów w połączeniu z planowaniem i optymalizacją transportu w całym łańcuchu zapewniają wykorzystanie dostępnych zasobów i osiągnięcie wspólnego celu, jakim jest zadowolenie klienta końcowego zarówno z jakości, jak i terminowości dostaw.

Uruchomienie systemu ERP optymalizuje procesy wewnątrz firmy, ale też daje podstawy do rozszerzenia korzyści z narzędzi IT na obszar współpracy z partnerami. Może to być punktem wyjścia do zmian, które umożliwią firmie osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.