Często oczekuje się, iż procesy zamodelowane w systemie będą w dłuższym okresie niezmienne – a wysiłek włożony w opanowanie nowych procedur zarządzania chciałoby się zdyskontować wykorzystaniem pewnej rutyny, mniejszą pracochłonnością obsługi.
Tymczasem dopiero wraz z rozpoczęciem użytkowania systemu otwierają się możliwości znaczącej poprawy efektywności gospodarowania. Tkwią one w ciągłym doskonaleniu wykorzystania możliwości systemu informatycznego – w przejściu z etapu opanowywania obsługi systemu na etap rzeczywistego wspomagania podejmowania decyzji gospodarczych.
Uruchomienie zaawansowanego systemu informatycznego oznacza uporządkowanie i automatyzację wielu procesów – dzięki temu kadra zarządzająca może teraz skoncentrować się na budowaniu efektywniejszego modelu działania firmy, odpowiadającego na wyzwania zmieniającego się rynku.
Za przykład może posłużyć sytuacja w przemyśle ciężkim, dawniej kojarzonym z przerobem setek, tysięcy ton stali, gdzie producent rozliczany jest z wykonania, a nie sprzedaży wyrobów. Takie podejście jest dziś weryfikowane przez rynek, który wymusza gruntowną zmianę w kierunku zaspokojenia konkretnych zamówień klientów.
Case study: Odlewnia Żeliwa Śrem
Taką właśnie jakościową zmianę zasad prowadzenia działalności gospodarczej można zaobserwować w jednym z największych przedsiębiorstw branży metalurgicznej w Polsce – Odlewni Żeliwa w Śremie.
Odlewnia jest użytkownikiem SAP od początku 2001 roku w zakresie finansów i kontrolingu, gospodarki materiałowej, planowania i sterowania produkcją oraz sprzedaży i dystrybucji.
W ciągu dwóch lat pracownicy firmy nabyli doświadczenia w obsłudze głównych funkcji systemu. Zakończony został pierwszy etap jego użytkowania.
Obecnie w Odlewni trwa projekt reorganizacji procesu planowania w logistyce, realizowany przy wsparciu BCC (aktualnie All for One Poland). Celem projektu jest zwiększenie efektywności obsługi klientów Odlewni, poprzez reorientację procesów na realizację zamówień klientów.
Przygotowywana w ramach projektu jakościowa zmiana procesu planowania obejmuje całość obszaru logistyki śremskiej firmy – od planowania sprzedaży i potwierdzania terminów realizacji zamówień klientów, poprzez planowanie i sterowanie produkcją, do gospodarki zapasami i sterowania przepływem materiałów.
Reorganizacja procesu planowania w śremskiej Odlewni wnosi nową jakość do zarządzania procesem planowania, ściśle wiążąc procesy logistyczne z realnym zapotrzebowaniem rynku.
Reorientacja procesów umożliwi wiarygodne określanie terminów realizacji zamówień klientów Odlewni, oparte na kontroli dostępności materiałów, zdolności produkcyjnych, modeli i skrzyń formierskich, a także na informacjach uzyskanych dzięki monitorowaniu przebiegu zleceń (cykl produkcyjny trwa niekiedy kilka tygodni). Nowy model planowania pozwala na definiowanie priorytetów w realizacji zamówień klientów, a także na rozliczanie wydziałów produkcyjnych przede wszystkim ze wskaźników poziomu obsługi zamówień.
Efektem zmian organizacyjnych w ramach projektu jest powołanie Biura Planowania, które koordynuje funkcje planowania dla wszystkich wydziałów produkcyjnych Odlewni oraz opracowanie i wdrożenie procedur organizacyjnych związanych z obsługą logistyki.
Związane z projektem zmiany w przebiegu procesów biznesowych oraz zmiany organizacyjne znajdują odzwierciedlenie w systemie SAP. Praca Biura Planowania jest wspierana kompleksowo przez system SAP. Wszystkie informacje, potrzebne do funkcjonowania Biura, a także powiadamiania klienta o stanie realizacji złożonych przez niego zamówień, są uzyskiwane z SAP.
Dla klientów Odlewni zmiany w procesie planowania oznaczają gwarancję uzyskania szybkiej i wiarygodnej informacji dotyczącej realizacji złożonych zamówień, a w konsekwencji – dalszą poprawę jakości nabywanych produktów oraz usprawnienie całego procesu obsługi.
Dzięki takim przedsięwzięciom, jak przedstawiony projekt w śremskiej Odlewni, firmy osiągają wyższy poziom wykorzystania systemu informatycznego, który w znacznie większym stopniu staje się narzędziem służącym podejmowaniu decyzji gospodarczych. Decyzji świadomych, bo popartych rzetelną wiedzą o przebiegu wszelkich procesów wewnątrz przedsiębiorstwa i w jego najbliższym otoczeniu – dostawców i odbiorców.