Z outsourcingu procesów biznesowych korzysta coraz więcej firm. W External Services z Grupy BCC, BPO w HR to znacznie więcej niż tylko obsługa procesów płacowych i kadrowych. Klienci pracują z najlepszym na rynku systemem SAP HR, korzystają z wsparcia merytorycznego i technicznego a odpowiedzialność za kompleksową obsługę procesu udostępnienia narzędzia i naliczania płac ponosi jeden podmiot. O miejscu BPO w nowoczesnej strategii HR rozmawiamy z Michałem Szymaczkiem, Członkiem Zarządu External Services.
External Services oferuje outsourcing naliczania płac w oparciu o system SAP HR. Czy to alternatywa dla wdrożenia systemu SAP w zakresie zarządzania kapitałem ludzkim?
Wręcz przeciwnie, model proponowany przez External Services zakłada, że klient pracuje z systemem SAP, a funkcjonalności HR są kolejnym krokiem, niezbędnym do uruchomienia naszej usługi. W usłudze BPO nie chodzi o wyeliminowanie systemu informatycznego, ale o przekazanie nam powtarzalnego, czasochłonnego procesu, by lepiej wykorzystać możliwości oferowane przez SAP HR, szczególnie w obszarze zarządzania talentami.
Dziś SAP HR/HCM to nie tylko narzędzia do naliczania płac i administracji kadrami. Atrakcyjność i wartość firmy jako pracodawcy nie wynika z tego, że poprawnie i na czas rozlicza wynagrodzenia czy ma porządek w teczkach kadrowych. Te procesy zostały w dużym stopniu ustandaryzowane i zautomatyzowane dzięki rozwiązaniom informatycznym. Dlatego stosunkowo łatwo je wydzielić i zlecić zewnętrznemu wykonawcy.
Polityka kadrowa obejmuje obecnie zarządzanie talentami, samoobsługę pracowniczą i menedżerską, zarządzanie przez cele, budowanie systemów motywacyjnych, programy szkoleń, w tym e-learning, zaawansowane programy rekrutacyjne i wiele innych działań.
A zatem dla świadomego pracodawcy BPO w płacach to nie alternatywa dla wdrożenia systemu informatycznego. To droga do pełniejszego i bardziej efektywnego wykorzystania narzędzi dostępnych w SAP HR/HCM.
Jednak oferta ES jest skierowana także do firm, które nie korzystają z SAP HR.
Dla firm, które nie mają systemu, oferta obejmuje także uruchomienie systemu SAP HR. Tym klientom proponujemy alternatywne drogi wejścia w BPO: klasyczne wdrożenie systemu z przejęciem procesów płacowych lub naliczanie płac w oparciu o uruchomiony wzorzec SAP HR.
Opcja pierwsza zakłada, że realizujemy wdrożenie systemu szytego na miarę, równocześnie uruchamiając usługę naliczania płac w SAP HR przez konsultantów External Services. W rezultacie firma dysponuje rozwiązaniem w pełni dostosowanym do swoich potrzeb i gwarancją, że naliczanie płac – proces niezwykle pracochłonny – jest realizowany przez wyspecjalizowany podmiot.
Oprócz obsługi płac, która jest najpopularniejszą usługą BPO, warto także wspomnieć o administracji kadrami. Coraz więcej firm decyduje się przekazać nam w outsourcing także obsługę kadrową. Również w tym przypadku opieramy się na systemie SAP HR.
Czym jest wzorzec HR? Czym różni się od standardowo wdrożonego systemu SAP HR?
Wzorzec SAP HR to modelowe rozwiązanie opracowane na podstawie wiedzy i doświadczeń konsultantów SAP HR Grupy BCC, którzy przeprowadzili około stu wdrożeń systemu SAP w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim. To system obsługujący kluczowe procesy z zakresu naliczania płac i obsługi kadrowej, oparty na najlepszych praktykach zarządzania HR.
W praktyce we wdrożeniu wzorca znacznie redukujemy czas koncepcji i realizacji. Posługujemy się gotowym rozwiązaniem i skupiamy przede wszystkim na migracji danych kadrowych i płacowych ze starego systemu oraz szkoleniach. To podejście proponujemy firmom, które ze względu na presję czasu, uwarunkowania biznesowe lub zakres funkcjonalny nie chcą się decydować na klasyczne wdrożenie.
Wzorzec SAP HR to po prostu inna droga osiągnięcia tego samego celu – uruchomienia systemu SAP HR oraz outsourcingu naliczania płac.
Kto realizuje wdrożenie SAP HR lub wzorca HR dla klientów External Services?
External Services jest spółką funkcjonującą w ramach Grupy BCC – specjaliści kadrowo-płacowi z dużym doświadczeniem, którzy są użytkownikami SAP, mają wsparcie konsultantów wdrożeniowych i serwisowych SAP HR z BCC. To 40 osób legitymujących się dużym doświadczeniem z ponad stu projektów dla kilkudziesięciu firm. Właśnie ci konsultanci realizują wdrożenia SAP HR lub wzorca HR. Dla naszych klientów oznacza to, że odpowiedzialność za kompleksową obsługę procesu udostępnienia narzędzia i naliczania płac przejmuje jeden podmiot.
Takie podejście – kompleksowa obsługa w ramach Grupy BCC – zdaje egzamin. Obecnie naliczamy płace w kilku firmach, które wdrożyły SAP HR lub wzorzec HR, za naszym pośrednictwem korzystając z pomocy BCC.
Czy decydując się na wzorzec, firma nie ryzykuje, że z czasem „wyrośnie” z tego rozwiązania i w rezultacie za kilka lat i tak będzie musiała się zdecydować na pełne wdrożenie?
Wdrożenie wzorca w żaden sposób nie ogranicza rozwoju SAP HR o kolejne funkcjonalności, np. zarządzanie talentami, oraz jego integracji z aplikacjami SAP działającymi w firmie w innych obszarach – finansach, kontrolingu, produkcji. System może rosnąć wraz z firmą, podobnie jak to ma miejsce w organizacjach, które wdrażają SAP HR metodą tradycyjną.
SAP to największy i najwyżej oceniany przez analityków dostępny na rynku system klasy ERP. Nie jest jednak tajemnicą, że wdrożenie to spora inwestycja.
Firma „na dorobku”, która chce korzystać z outsourcingu procesów płacowych, ma obecnie wybór – uruchomić inny, mniejszy i tańszy system, a za kilka lat stanąć przed koniecznością jego zmiany, czy od razu zdecydować się na SAP – w podstawowej wersji funkcjonalnej, która jednak spełni wszystkie obecne potrzeby, i z biegiem czasu dokładać do niego kolejne elementy.
Klienci otrzymują nie tylko usługę BPO. Naszą drugą rolą jest doradztwo w zakresie rozwoju systemu HR/HCM, wskazywanie możliwości i udostępnianie nowych narzędzi dla menedżerów i pracowników. Często, po uruchomieniu systemu SAP HR na potrzeby outsourcingu kadrowego i płacowego, kolejnym krokiem jest wdrożenie aplikacji samoobsługowych ESS i MSS pracownikom. Firma nie musi szukać wsparcia w tych obszarach – konsultanci External Services i BCC, znający potrzeby klienta, są do jego dyspozycji.
Czy firma, która dotychczas nie korzystała z tego systemu, decydując się na usługę External Services, jednocześnie otrzymuje wdrożenie SAP HR?
Tak i to, że w pakiecie klient otrzymuje system SAP, jest dużą wartością dodaną usługi. Nasi klienci to firmy, które w outsourcingu procesów biznesowych widzą nie tylko oszczędności, ale także usprawnienia i wyższą jakość, jaką może zapewnić wyspecjalizowany dostawca.
Ich wymagania są wysokie, a fakt, że pracujemy na SAP-ie, systemie uznanym za standard rozwiązania ERP, jest gwarancją, że usługa będzie realizowana zgodnie z wymaganiami klienta i w zgodzie z aktualnymi uregulowaniami prawnymi. Naliczanie płac i administracja kadrami w ES to znacznie więcej niż BPO. To doradztwo biznesowe, serwis aplikacyjny i techniczny, wsparcie rozwoju i wiele innych korzyści.
Co wyróżnia ofertę External Services od innych dostawców BPO HR?
Jeśli chodzi o obsługę procesów płacowych i administrację kadrami, to podstawowy zakres usługi wynika w dużej mierze z zasad rozliczeń z pracownikami, urzędami skarbowymi czy ZUS, określonych przepisami prawa. Do tego dochodzą regulaminy i układy zbiorowe obowiązujące u pracodawcy. Tutaj oferujemy pełen zakres usług w zakresie naliczania płac i zarządzania kadrami.
Atuty, które wyróżniają naszą ofertę na tle konkurencji, to potencjał i doświadczenie Grupy BCC, największego w Polsce dostawcy systemu SAP i usług związanych z jego rozwojem i utrzymaniem. Naszym hasłem jest „Więcej niż BPO” – oprócz standardowego zakresu usługi, w ramach umowy, bez dodatkowych opłat, zapewniamy klientom dostęp do kompetencji merytorycznych naszych konsultantów w zakresie kadr i płac w formie helpdesku.
Konsultanci udzielają porad i wyjaśnień m.in. w zakresie zadań objętych umową oraz przepisów prawnych w dziedzinie kadr i płac. Jako że część procesów HR jest dalej obsługiwana wewnątrz organizacji w systemie SAP HR, zapewniamy także usługę serwisu aplikacyjnego SAP HR – zdalnego wsparcia. Klient ma pewność, że procesy realizowane w systemie „nadążają” za zmianami w prawie, oraz uzyskuje wsparcie przy analizie i rozwiązywaniu problemów związanych z danymi podstawowymi czy błędami.
Oprócz wsparcia merytorycznego w SAP HR w ramach naszej usługi świadczymy też serwis techniczny systemu. Są to m.in. prace związane z wgrywaniem oficjalnych poprawek producenta systemu w ustalonych oknach serwisowych, wykonywanie kopii zapasowych, konfiguracja aplikacji zgodnie z polityką bezpieczeństwa i monitorowanie poprawności funkcjonowania systemu.
Współpracując z External Services, firma nie musi budować własnej infrastruktury sprzętowej i pozyskiwać kompetencji IT. Oddanie utrzymania systemu kadrowo-płacowego pod opiekę Centrum Outsourcingowego BCC pozwala uniknąć wydatków na zakup infrastruktury technicznej. Udostępnimy swoją platformę sprzętowo-programową i niezbędną moc obliczeniową dla systemu SAP HR.
Mówisz o stałej obsłudze, a co w wypadku gdy klient chce rozwijać swoją instalację SAP HR?
Jak już wspomniałem, zarówno firmy, które korzystają z wzorca HR, jak i te, które wdrożyły SAP HR tradycyjnie, mogą dowolnie rozwijać system o nowe funkcjonalności w SAP HR jak i inne obszary związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem. W Grupie BCC znajdą sprawdzonego i doświadczonego partnera, który zapewni doradztwo biznesowe, szybką realizację prac i kompleksową obsługę. W ramach spotkań z klientami i organizowanych dla nich dedykowanych warsztatów, pokazujemy możliwości systemu i wspólnie budujemy plany rozwoju SAP HCM w ich organizacjach.
Przewagą External Services jest potencjał Grupy BCC. Jakie jeszcze atuty warto podkreślić?
Usługi, które wcześniej dostarczało wiele podmiotów, klienci otrzymują od jednego partnera. I to partnera stabilnego, obecnego na polskim rynku od 15 lat, dysponującego największym zespołem konsultantów SAP, w tym SAP HR w Polsce, mogącego się pochwalić unikatowym doświadczeniem projektowym.
Od naszej spółki-matki przejęliśmy wysokie standardy pracy i zasady związanie z bezpieczeństwem informacji, korzystamy też z rozwiniętego zaplecza organizacyjnego i administracyjnego Grupy BCC. Jesteśmy w stanie spełnić wszystkie potrzeby HR-owe klientów – począwszy od doradztwa, poprzez uruchomienie systemu SAP HR, realizację usług BPO i dalszy rozwój aplikacji.
Rozmawiała Mirosława Huk, Grupa BCC
